インターネットFAXのメリット・デメリット!マイナス面は解消できる

メリット・デメリット

スマホを常に持ち歩くようになった今ではインターネットFAXは便利ではありますが、複合機と比べてデメリットがない訳ではありません。

使い方に合わせて業者を選ぶことでデメリットを解消し、便利でコストの削減になるメリットのみが体験できるようになっています。

そのため、知らずに価格や評判だけで選ぶと失敗をしてしまうことにもなりかねません。

インターネットFAXは複合機の機能をスマホで変わりに行えはするものの、送信や受信が紙でなくファイルになることで、使い勝手が完全に一緒になる訳ではないのですね。

この記事ではインターネットFAXのメリットとデメリットが分かるだけでなく、どんな機能が付いた業者を選べば、良い点だけになるのかが分かるようになっています。

業者ごとに各デメリットを解消する為にアプリに機能を持たせることで、複合機と同じように使えるようになっているなど、ただFAXの送受信ができるだけではありません。

インターネットFAXのメリット

インターネットFAXのメリットは「便利であり」「コストが抑えられる」ことですが全部で6個あります。

  • 外出先からFAXの送信と受信ができる
  • 複合機・印紙・インクいらずでコストの削減
  • 利用料金が安い
  • 即日から使える
  • FAXの管理が簡単にできる
  • 印刷して送信する手間がかからない

複合機と比べて具体的にどんなメリットがあるのか解説をしていきます。

複合機と比べてコストが削減でき必要な書面のみ印刷

複合機を利用するのなら購入でもレンタルでもコストが大きくなります。

  • 複合機の購入代またはレンタル代
  • インク代
  • 印紙代

インターネットFAXは複合機いらずで、スマホやパソコンからアプリやメールでFAXを送れるようになっています。

複合機を購入する必要はなく、PDFでの受信となるのでインク代や印紙代のコストの削減になります。

必要な書類は会社や自宅やコンビニの印刷機で、PDFのファイルを印刷をすれば良いだけです。

そのため、本当に必要な書類だけが印刷され、複合機もいらないのでコストの削減ができるのですね。

利用料金が安い

インターネットFAXは初期費用は1,000円の月額は1,000円から2,000円ぐらいの業者が多いです。

FAXの送信費や受信費も毎月100枚や1000枚など、無料の送受信ができる量が設定されていることも多いです。

そのため、利用料金が安いことでの利用を検討をしている人が非常に多いのですね。

専用の機器を用意する必要はなく、今では誰もが持っているスマホやパソコンからFAXの利用ができるので、複合機を購入したりレンタルする必要はありません。

もともと利用料金が安いですが、初月無料のトライアル期間を実施してる業者もあるので、個人でも利用をしてみやすくなってるのですね。

外出先からFAXができ会社に戻る必要もない

インターネットFAXを使いはじめることのきっかけとなるメリットがどこでもFAXができることです。

スマホからFAXの送信も受信もできるので、複合機のように会社に戻る必要はありません。

そのため、営業時の外出先でも送られてきた内容を確認できますし、FAXの確認や送信の為だけに会社に戻る必要もないです。

業務への負担を減らしそれだけ早く帰宅することにもつながるだけでなく、会社としても効率化の改善に繋がり、人件費だけでなく交通費の削減にもなります。

外出先からでもFAXができるメリットはインターネットFAXの最大の醍醐味と言えるはずです。

インターネットFAXはそのままFAXできる

インターネットFAXはワードやエクセルやPDFなどのファイルをそのままFAXできます。

複合機だと一度ファイルをパソコンから印刷をして、更にFAXを送ると2度手間になることも多いです。

しかし、インターネットFAXは直接ファイルを送信できるので、手間がかからないだけでなく、無駄な印刷コストの削減にもなります。

利用する業者によってはアプリ内から、簡単に編集をしてから送信もできるので、便利な点もメリットです。

送信や受信したFAXの管理が簡単にできる

インターネットFAXで送信や受信をしたファイルは業者にもよりますが、3ヶ月程度は履歴が残ります。

そのため、以前に送受信をしたFAXを確認することが簡単にできます。

基本的にはどこもメールソフトと同じような画面となっているので、日付などですぐにでも確認したい内容が確認できます。

ファイルの管理が簡単にできるメリットがあるのですね。

インターネットFAXのデメリット

便利なインターネットFAXですがデメリットが全くない訳ではありません。

  • ネットへの接続環境が必須
  • 手書きのFAXが送れない
  • 回線の通信量が多くなる
  • 利用環境によってはIDが複数必要

ただ、これらのデメリットの多くは利用する業者によっては解消ができるアプリがあったりするので、必要に応じて適切なサービスを利用することで回避が可能となります。

ネットへの接続環境が必須

インターネットFAXはネット回線への接続が必要となります。

そのため、外出先でスマホが充電切れになっていたり、日本ではほとんどなくなりつつありますが、電波が届かない場所では使うことができません。

スマホの充電状況を気お付けたり、一部の電波が届かない地下などでは利用ができないのを、複合機の時と違って考えなければなりません。

ただ、充電器を持ち歩いたりすれば問題ないので、そこまでのデメリットにはなって来ない人が大半だと思います。

手書きのFAXが送れないが業者次第

インターネットFAXで送信をするのはエクセルやワードやPDFなどのファイルである必要があります。

そのため、手書きのFAXを送付することは基本的にはできないのがデメリットですが、業者によっては写真撮影で対応をしていることもあります。

仕事でのFAXの使い方次第では下記の2点のような使い方をしている人もいるはずです。

  • 受信したFAXに書きこみ送信
  • 手書きの紙を送信

「efax」であればスマホのカメラで撮影したり、ファイルを編集して送信したりできるのでデメリットにはなりませんが、対応していない業者がほとんどです。

そのため、使い方次第ではこのデメリットを解消する業者を利用するようにしましょう。、

回線の通信量が多くなるので必要に応じてwifiを利用

パソコンであればネット回線は定額制を利用している人がほとんどですが、スマホだとオプションがなければ通信量が多くなると別途で費用がかかります。

ネットFAXを外出先で頻繁に使うのであれば、通信量が多くなるので契約してるスマホ代が高くなるデメリットがあります。

今ではカフェや駅などでフリーのwifiを利用することで、通信量のデメリットを解消することができはしますので問題ない人が多いと思いますが、こういったこともあるのですね。

IDが複数必要になることがある

FAXを複数人で業務をしていた企業だと、必要に応じてIDが必要になることがあります。

インターネットFAXの受信は基本的には2つのステップで行われます。

  1. メールアドレスやアプリで受信の通知が送られてくる
  2. メールやアプリ内から受信したFAXを確認する

登録したメールアドレスやIDを複数人で共有して利用することはできても、受信時に通知が送られてくるので必要ない人も確認の手間が増えてしまいます。

そのため、MOVFAXのIDを増やすプランを利用したり、契約数を増やすなどでデメリットを解消することはできます。

ただ、基本的にはどの業者もひとつのIDとなるので、必要に応じてMOVFAXのプレミアムプランでIDの数を増やしたり、契約数を増やしたりするようにしましょう。

まとめ

インターネットFAXのメリットは多いですが、デメリットは基本的に使う業者などを選べば解決できるのがほとんどです。

そのため、使い方に応じてネットFAX業者を選ぶことが必要となります。

インターネットFAXは利用者も増えており、一度使ったら使い続ける人が多いですが、複合機と比べて便利でありコストの削減にもなるので、継続しようと思う人が大半なのですね。

はじめてインターネットFAXの利用をする人はどこも安いので価格だけで判断をするのではなく、どんな使い方を今までしてきたかで必要に応じてデメリットを解消できるのを選ぶようにしましょう。

タイトルとURLをコピーしました